Dossier de location : quelles pièces justificatives ? comment les vérifier ?

Principe général

Le dossier de location comprend une fiche de renseignements (à télécharger) et toutes les pièces justificatives à demander aux futurs locataires. Il vous permet de récupérer toutes les informations importantes pour décider qui sera votre futur locataire. Suite à la recrudescence des falsifications de document, nous vous donnons aussi les clés pour vérifier la véracité des informations communiquées.
A travers ce dossier locataire, nous vous proposons des outils et documents pour :

• connaitre l’identité et la situation professionnelle du candidat locataire
• connaître ses revenus et vérifier ses justificatifs de ressources financières
• essayer d’avoir une visibilité sur le respect de l’engagement qui a eu lors de ses précédentes locations.

N’oubliez pas que la loi (article 1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989) vous interdit toute discrimination :
« Aucune personne ne peut se voir refuser la location d'un logement en raison de son origine, son patronyme, son apparence physique, son sexe, sa situation de famille, son état de santé, son handicap, ses moeurs, son orientation sexuelle, ses opinions politiques, ses activités syndicales ou son appartenance ou sa non-appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation, une race ou une religion déterminée. »

Pour éviter toute attaque à votre encontre, nous vous recommandons de vous interdire de demander des pièces justificatives interdites par la loi (article 22-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 – voir plus loin) et de demander vos renseignements et pièces justificatives via la « fiche de renseignements » que vous demanderez à chaque locataire candidat de renseigner.

Qui est votre futur locataire ?

Vous devez récupérer les informations d’état civil de votre futur locataire et notamment sa date et de lieu naissance, sa nationalité et sa situation familiale (célibataire, marié, pacsé, concubin, divorcé, séparé ou veuf).

La situation familiale peut avoir un impact important en cas de procédure pour cause de non paiement de loyers ou de fin de location (surtout en cas de couple locataire).

Vous pouvez demander les informations ou pièces justificatives suivantes :

• Photocopie de la carte d’identité ou du passeport et, le cas échéant, la carte de séjour du futur locataire.
• En cas de famille avec enfants, le livret de famille pour vérifier le nombre d’enfants et leurs âges.
• En cas de couple marié, la date et lieu du mariage et le régime matrimonial
• En cas de couple pacsé, la date et lieu de conclusion du Pacs
• Pour les personnes séparées (anciennement mariées), il est important de savoir si un jugement de divorce a été prononcé ou non.

Les points à vérifier

Point à vérifier	Pièce justificative	Comment vérifier la pièce justificative
Identité	Carte d’identité, passeport ou carte de séjour	Voir l'original
Si enfants, vérifier le nombre d’enfants et leurs âges	Livret de famille	Voir l'original
Si couple, vérifier le régime déclaré (marié, pacsé…)	Marié : acte de mariage Pacsé : convention de pacs	Voir l'original
Pour les « séparés », vérifié si le pacs est bien rompu ou si un jugement de divorce a été prononcé	Anciennement marié : jugement de divorce, seulement le paragraphe commençant par l'énoncé : " Par ces motifs " Anciennement pacsé : papier attestant rupture du Pacs	Voir l'original

Le locataire pourra-t-il payer son loyer ?

Cette question est facile à répondre si votre candidat locataire est salarié, avec des revenus réguliers, qu’il a passé sa période d’essai, chez un employeur qui a les reins solides. Il « suffit » dans ce cas qu’il gagne plus de 3 fois le montant du loyer que vous demandez.

Dans les autres cas, notamment si le locataire n’a pas de revenus réguliers, l’étude des revenus du foyer est plus délicate. Il faut prendre en compte toutes les ressources de revenus potentielles (revenus fonciers, pension alimentaire, allocations familiales, …) et pas seulement celles liés à son activité professionnelle.

Les points à vérifier

Point à vérifier	Pièce justificative	Comment vérifier la pièce justificative
Vérifier l’ancienneté du salarié	Contrat de travail	Voir l'original
L’employeur (est-il vraiment employé là où il le déclare ?)	Contrat de travail	Appeler le standard et demander à parler à votre futur locataire
Revenus des salariés	Avis d’imposition + fiches de salaire	Comparer le salaire annoncé avec l’avis d’imposition et la cohérence avec l‘ancien loyer payé
Revenus des indépendants	Avis d’imposition + bilans de la société	Sur société.com avec le n° de SIRET, les bilans sont parfois accessibles.
Vérifier que la société mentionnée ou l’activité existe bien (indépendants)	K-bis / Site internet / Plaquette	Vérifier sur société.com avec le n° de SIRET, les informations contenues dans le K-bis, sinon faire une recherche sur internet concernant l’activité
Pour les chercheurs d’emploi inscrits à Pole Emploi, indemnisé jusqu’à quelle date ?	Attestation d’inscription / d’indemnisation délivrée par Pole Emploi indiquant le nombre de jour indemnisé et le montant journalier	Faire le calcul jusqu’à quand cela porte les indemnités Pole Emploi. Si indemnisé depuis l’année dernière, voir l’avis d’imposition
Pour les revenus fonciers, vérifier les montants	Avis d’imposition	Voir l'original
Pour les allocations familiales, vérifier le montant	Attestation CAF + avis d’imposition	Vérifier le montant sur l’attestation de la CAF et vérifier la cohérence avec l’avis d’imposition
Vérifier la capacité du locataire à respecter le paiement du loyer	3 dernières quittances de loyer	Appeler l’ancien bailleur (sur la quittance apparaît les coordonnées du bailleur : pour les SCI allez sur société.com pour récupérer le nom du dirigeant / pour les particuliers, cherchez dans l’annuaire)

Pièces justificatives

• Carte d’identité ou du passeport ou de la carte de séjour
• Livret de famille (pour les personnes avec enfant)
• Acte de mariage (pour les coupes mariés)
• Paragraphe du jugement de divorce commençant par l'énoncé : " Par ces motifs " (pour les personnes divorcées)
• Convention de Pacs (pour les partenaires d’un Pacs en cours) ?
• Contrat de travail
• Attestation d’emploi (pour les embauches à venir)
• Les 3 derniers bulletins de salaire
• Les 2 derniers bilans pour les indépendants
• L’attestation d’indemnisation de Pole Emploi pour les chercheurs d’emploi
• Dernier avis d’imposition
• Extrait de K-bis pour les indépendants avec société
• Attestation d’allocations familiales (avec mention de la caisse et du numéro d’allocataire)
• Relevé d’Identité bancaire ou postal
• Les 3 dernières quittances de loyer (de votre ancien logement)
• Facture EDF / GDF / France Telecom / ADSL de votre ancien logement

Attention : si vous envisagez de prendre une assurance loyer impayé, demander à votre assureur la liste des justificatifs nécessaires. Pensez à rajouter dans la liste ci-dessus ces pièces spécifiques.

Dernière recommandation : demander toutes les pièces justificatives qu’il vous faut avant de signer votre contrat de location. Après il sera trop tard car rien n’obligera le locataire à vous les fournir.

Pièces interdites par l’article 22-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 :
« En préalable à l'établissement du contrat de location, le bailleur ne peut demander au candidat à la location de produire les documents suivants :

• photographie d'identité, hormis celle de la pièce justificative d'identité ;
• carte d'assuré social ;
• copie de relevé de compte bancaire ou postal ;
• attestation de bonne tenue de compte bancaire ou postal ;
• attestation d'absence de crédit en cours ;
• autorisation de prélèvement automatique ;
• jugement de divorce, à l'exception du paragraphe commençant par l'énoncé : " Par ces motifs " ;
• attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges, dès lors que le locataire peut présenter d'autres justificatifs ;
• attestation de l'employeur dès lors qu'il peut être fourni le contrat de travail et les derniers bulletins de salaire ;
• contrat de mariage ;
• certificat de concubinage ;
• chèque de réservation de logement ;
• dossier médical personnel ;
• extrait de casier judiciaire ;
• remise sur un compte bloqué de biens, d'effets, de valeurs ou d'une somme d'argent correspondant à plus d'un mois de loyer en principal en l'absence du dépôt de garantie ou de la souscription de la garantie autonome prévue à l'article 2321 du code civil ;
• production de plus de deux bilans pour les travailleurs indépendants ;
• une copie des informations contenues dans le fichier national des incidents de remboursement des crédits aux particuliers ou de l'information de la non-inscription à ce fichier. »



Références :

• Loi n°89-462 du 6 juillet 1989
• Fiche de renseignements (à télécharger)